آیا کارفرما می‌تواند از داده‌های حضور و غیاب برای اخراج کارمند استفاده کند؟!

گزارش‌های حضور و غیاب زمانی می‌توانند مبنای معتبر تصمیم‌گیری باشند که فرآیند ثبت، تحلیل و استفاده از آن‌ها شفاف، دقیق و قابل پیگیری باشد. در غیر این صورت، این داده‌ها در مراجع قانونی به‌تنهایی ارزش چندانی نخواهند داشت.
این مقاله به قلم آقای امیررضا فاضلی | مشاور منابع انسانی و کارشناس ارشد روابط کار با بیش از ۱۰ سال تجربه در صنایع و شرکت‌های فناوری تهیه شده است. در ادامه، به بررسی ابعاد قانونی، مدیريتی و فرهنگی استفاده از داده‌های حضور و غیاب در اخراج کارمند می‌پردازیم.

حضور و غیاب؛ مدرک برای قانون یا ابزاری برای مدیریت؟

در بسیاری از تجربه‌های مشاوره‌ای در شرکت‌های متوسط و بزرگ، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران منابع انسانی، نحوه‌ی برخورد با پرسنلی است که دچار تأخیرهای مکرر یا غیبت‌های غیرموجه هستند. در چنین شرایطی، استفاده از داده‌های ثبت‌شده توسط دستگاه حضور و غیاب به‌عنوان یک ابزار مدیریتی رایج و کاربردی مطرح می‌شود؛ اما این داده‌ها تنها زمانی ارزشمند خواهند بود که در کنار سایر شاخص‌های عملکردی مورد بررسی قرار گیرند.
برای نمونه، اگر یک کارمند طی سه ماه متوالی بیش از ۱۰ بار تأخیر داشته باشد و تمامی این موارد در سیستم حضور و غیاب ثبت شده باشد، این اطلاعات می‌تواند بخشی از پرونده انضباطی او محسوب شود. با این حال، صرف وجود گزارش تأخیر به‌تنهایی برای تصمیم‌گیری کافی نیست؛ مدیر منابع انسانی باید بررسی کند که آیا این تأخیرها ناشی از دلایل موجه مانند مشکلات پزشکی، خانوادگی یا شرایط غیرقابل پیش‌بینی بوده‌اند یا خیر.

نگاه قانون کار ایران به موضوع

طبق ماده ۲۷ قانون کار ایران، کارفرما تنها در صورتی حق دارد کارگر را اخراج کند که دو شرط اساسی برقرار باشد:

1. کارگر در انجام وظایف محوله دچار قصور یا کوتاهی شده باشدو یا اقدام به تقلب در ثبت اطلاعات تردد نماید.
2. پس از دریافت تذکر کتبی رسمی، هیچ اقدام مؤثری برای بهبود عملکرد خود انجام نداده باشد.

تقلب در دستگاه حضور و غیاب، کاری ناپسند است که نه تنها به ضرر کارفرما و مجموعه است، بلکه اعتماد بین کارکنان و مدیریت را نیز خدشه‌دار می‌کند. روش‌های مختلفی برای هک دستگاه حضور غیاب وجود دارد، از جمله: استفاده از کارت و یا رمز عبور سایر همکاران، استفاده از اثر انگشت جعلی، یا حتی دستکاری خود دستگاه. عواقب تقلب در حضور و غیاب می‌تواند شامل کسر حقوق، توبیخ انضباطی و حتی اخراج باشد.

بر این اساس، داده‌های حضور و غیاب به‌تنهایی نمی‌توانند مبنای قطعی برای اخراج باشند، بلکه فقط به‌عنوان بخشی از شواهد تکمیلی قابل استناد هستند. بدون وجود مستندات قانونی و فرصت دفاع برای کارمند، تصمیم کارفرما از نظر حقوقی فاقد اعتبار خواهد بود.
تجربه نشان داده است که در بسیاری از پرونده‌ها، زمانی که کارفرما فرآیند اخطار، مستندسازی و پیگیری قانونی را رعایت نکرده باشد، هیأت‌های حل اختلاف معمولاً به نفع کارگر رأی می‌دهند. این موضوع اهمیت توجه به چارچوب‌های حقوقی و مستندات کافی را در هرگونه اقدام انضباطی دوچندان می‌کند.

ارتباط قرارداد کار با گزارشات حضور و غیاب

یکی از رایج‌ترین ضعف‌ها در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، نداشتن قراردادهای کاری دقیق و شفاف است. در بسیاری از این قراردادها به‌طور مشخص ذکر نمی‌شود که داده‌های حضور و غیاب می‌توانند به‌عنوان معیار ارزیابی رفتار حرفه‌ای و انضباط کاری کارکنان مورد استفاده قرار گیرند. همین خلأ حقوقی باعث می‌شود که در مراجع قانونی، استناد به این داده‌ها با دشواری بیشتری همراه باشد و احتمال پذیرش آن‌ها کاهش یابد.
در مقابل، در قراردادهایی که توسط تیم‌های حقوقی حرفه‌ای تهیه می‌شوند، معمولاً بخشی اختصاصی برای موضوعاتی مانند «رفتار انضباطی»، «اهمیت حضور به موقع» و «مسئولیت‌های مرتبط با نظم کاری» در نظر گرفته می‌شود. وجود چنین بندهایی به کارفرما این امکان را می‌دهد که در صورت بروز تخلف، با اتکا به داده‌های دستگاه حضور و غیاب، اخطارها را مستند کرده و در صورت لزوم مسیر قانونی را برای اقدامات انضباطی یا حتی اخراج کارمند طی کند.
به عبارت دیگر، قرارداد دقیق و شفاف نه‌تنها ابزار قانونی کارفرما را تقویت می‌کند بلکه باعث می‌شود کارمند نیز از همان ابتدا نسبت به اهمیت حضور منظم و پیامدهای عدم رعایت آن آگاه باشد

نمونه متن پیشنهادی در قرارداد کاری:

«کارمند متعهد می‌گردد در ساعات مقرر کاری، مطابق با زمان‌بندی سازمان، در محل کار حضور یافته و وظایف خود را به‌موقع آغاز نماید. تمامی ورود و خروج‌های کارمند از طریق دستگاه حضور و غیاب یا سامانه‌های مورد تأیید کارفرما ثبت و ملاک ارزیابی نظم کاری خواهد بود. تکرار تأخیر یا غیبت غیرموجه بیش از سه بار در هر ماه، پس از اخطار کتبی، می‌تواند مبنای اقدامات انضباطی و در صورت استمرار، مبنای فسخ قرارداد از سوی کارفرما قرار گیرد.»

سوءاستفاده از داده‌ها؛ خط قرمز مدیران

هرچند دستگاه‌های حضور و غیاب داده‌ها را با دقت بالا ثبت می‌کنند، اما این داده‌ها به‌تنهایی نمی‌توانند تصویر کاملی از وضعیت کارکنان ارائه دهند. همواره لازم است که اطلاعات خام با تحلیل انسانی تکمیل شوند. برای نمونه، تأخیر یک کارمند ممکن است به دلایل پزشکی، خانوادگی یا حتی مشکلات غیرقابل‌پیش‌بینی در حمل‌ونقل رخ داده باشد و نباید بدون بررسی زمینه‌ای، به‌عنوان تخلف انضباطی تلقی شود.
در یکی از پروژه‌های مشاوره‌ای منابع انسانی، مشاهده کردم که مدیری تنها بر اساس داده‌های خام حضور و غیاب اقدام به صدور اخطار رسمی کرده بود. این تصمیم شتاب‌زده باعث ایجاد نارضایتی شدید در میان کارکنان و کاهش انگیزه آن‌ها شد. چنین تجربه‌هایی نشان می‌دهد که استفاده نادرست و سخت‌گیرانه از داده‌ها می‌تواند پیامدهای منفی برای فرهنگ سازمانی به همراه داشته باشد و اعتماد کارکنان به مدیریت را تضعیف کند.

اهمیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب مطمئن

یکی از مهم‌ترین عوامل در استفاده صحیح از داده‌های حضور و غیاب، اطمینان از دقت و صحت عملکرد دستگاه است. هرگونه خطا در ثبت داده‌ها برای مثال، تشخیص نادرست اثر انگشت، ایراد در سیستم تشخیص چهره یا حتی مشکلات نرم‌افزاری ، می‌تواند باعث ایجاد اختلاف جدی بین کارفرما و کارمند شود. در چنین شرایطی، حتی اگر کارفرما مستندات حضور و غیاب را به مراجع قانونی ارائه دهد، امکان دارد این مدارک به دلیل عدم اطمینان‌پذیری دستگاه از درجه اعتبار ساقط شوند.

به همین دلیل، انتخاب و استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب مطمئن با حداقل خطا نه یک هزینه اضافی، بلکه یک سرمایه‌گذاری حیاتی برای سازمان محسوب می‌شود. چنین دستگاهی علاوه بر کاهش ریسک‌های حقوقی، اعتماد کارکنان به عدالت و شفافیت سازمانی را نیز افزایش می‌دهد و به بهبود فرهنگ کاری کمک می‌کند.توصیه‌های مدیریتی برای استفاده صحیح از داده‌های حضور و غیاب

برای استفاده درست از اطلاعات حضور و غیاب در تصمیمات مدیریتی، رعایت چند اصل کلیدی ضروری است:

• تحلیل چندلایه: فقط با دیدن تأخیر یا غیبت تصمیم نگیرید، اول دلیلش را از کارمند بپرسید.
• مستندسازی مرحله‌ای: اول تذکر شفاهی بدهید، بعد کتبی، و در صورت تکرار سراغ اقدامات انضباطی بروید.
• شفافیت از ابتدا: از همان روز اول به کارمند بگویید که داده‌های حضور و غیاب ملاک ارزیابی هستند.
• سیستم‌های هوشمند: از دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد جدید و دقیق، از برندهای معتبر استفاده کنید که گزارش‌های دقیق می‌دهند.

اهمیت فرهنگ سازمانی در پذیرش داده‌های انضباطی

در سازمان‌هایی که فرهنگ شفافیت و عدالت وجود دارد، کارکنان داده‌های حضور و غیاب را به‌عنوان ابزاری برای بهبود عملکرد می‌پذیرند. اما اگر کارمند حس کند این داده‌ها فقط برای تنبیه یا فشار استفاده می‌شوند، اعتمادش به کل سیستم از بین می‌رود. به همین دلیل، استفاده از داده‌های حضور و غیاب فقط یک موضوع قانونی نیست؛ بلکه یک الزام فرهنگی و مدیریتی برای حفظ اعتماد و انگیزه کارکنان هم به شمار می‌رود.

داده‌های حضور و غیاب در پرونده‌های حقوقی

در اختلافات بین کارگر و کارفرما، داده‌های حضور و غیاب معمولاً به‌عنوان یک مدرک کمکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. این داده‌ها به تنهایی دلیل کافی برای صدور حکم نیستند، اما می‌توانند ادعاهای هر دو طرف را تقویت کنند. در واقع، مراجع حل اختلاف بیشتر به دنبال یک مجموعه کامل از شواهد هستند، نه فقط اطلاعات خامی که دستگاه ثبت کرده است.

سوالات متداول

پرسش‌های پرتکرار کاربران هم توجه نمایید.

۱- آیا می‌توان بدون اخطار قبلی کارمند را بر اساس داده‌های حضور و غیاب اخراج کرد؟

خیر. طبق قانون کار، حتماً باید اخطار کتبی داده شود و فرصت دفاع فراهم گردد.

۲- اگر سیستم حضور و غیاب دچار اختلال شود، چه می‌شود؟

کارفرما موظف است روش جایگزینی برای ثبت تردد فراهم کند و نباید کارمند را متضرر سازد.

۳- آیا تأخیرهای جزئی هم می‌تواند مبنای اخراج باشد؟

خیر. تأخیرهای جزئی معمولاً مبنای تصمیم انضباطی شدید نیستند مگر اینکه به یک الگوی تکراری تبدیل شوند.

۴- چگونه از دستگاه حضور و غیاب برای بهبود عملکرد استفاده کنیم؟

با گزارش‌های تحلیلی دستگاه می‌توان الگوهای رفتاری را شناخت و برنامه‌های بهبود تدوین کرد.

۵- آیا کارفرما می‌تواند داده‌های حضور و غیاب را به مراجع قانونی ارائه دهد؟

بله. اما این داده‌ها تنها در صورتی معتبر هستند که از دستگاه استاندارد و مستندات تکمیلی همراه آن استفاده شده باشد.

۶- در صورت وجود اختلاف، آیا کارمند هم می‌تواند داده‌های حضور و غیاب را به‌عنوان مدرک استفاده کند؟

قطعاً. کارمند می‌تواند از داده‌ها برای اثبات حضور خود یا رد ادعاهای کارفرما بهره ببرد.

۷- آیا امکان تغییر یا دستکاری داده‌های حضور و غیاب وجود دارد و چه ضمانت‌هایی برای جلوگیری از آن لازم است؟

بله. در سیستم‌های حضور غیاب ضعیف‌تر احتمال دستکاری وجود دارد. برای جلوگیری باید از دستگاه‌های مطمئن با ثبت لاگ غیرقابل‌ویرایش و نرم‌افزار امن استفاده شود./