در این میان، تلفن اینترنتی راهکاری مدرن،کارآمد و جایگزین مناسبی برای سیستمهای سنتی تلفن در نظر گرفته شده است. این فناوری با ارائه امکانات پیشرفته تلفن سانترال، انعطافپذیری بالا و صرفهجویی در هزینهها، به کسبوکارها کمک میکند تا در مسیر رشد و توسعه سریع و قوی عمل کنند. در این مقاله به بررسی نقش تلفن اینترنتی در موفقیت کسبوکارها، نقش آن در از بین بردن محدودیتهای سیستم تلفنی میپردازیم.
تلفن اینترنتی چیست و چرا اهمیت دارد؟
تلفن اینترنتی یا تلفن ویپ (Voice over Internet Protocol) سیستمی است که امکان برقراری تماسهای صوتی را بر بستر اینترنت ایجاد میکند. برخلاف تلفنهای ثابت سنتی که به سیمکشی مسی و تجهیزات پیچیده وابسته هستند، تلفن اینترنتی از فضای اینترنت یا فناوری ابری برای انتقال دادههای صوتی استفاده میکند. این فناوری به کسبوکارها اجازه میدهد تا بدون نیاز به زیرساختهای سختافزاری پیچیده، ارتباطات حرفهای و کارآمدی با مشتریان و اعضای تیم خود تجربه کنند.
اهمیت تلفن اینترنتی در دنیای کسبوکار به ویژه اکوسیستمهای استارتاپی، به دلیل ویژگیهای منحصربهفرد آن است. این سیستم نهتنها هزینههای ارتباطی را کاهش میدهد، بلکه امکاناتی نظیر انتقال تماس، ضبط مکالمات، مدیریت آنلاین تماسهای تلفنی و یکپارچگی با ابزارهای سازمانی مانند CRM را در اختیار کاربران میگذارد. این ویژگیها به کسبوکارها، بهویژه استارتاپها و تیمهای کوچک، اجازه میدهد تا با وجود منابع محدود، تصویری حرفهای از خود ارائه دهند و در عین حال مقیاسپذیری و انعطافپذیری لازم برای رشد را داشته باشند.
محدودیتهای تلفن ثابت در مقایسه با تلفن اینترنتی
سیستمهای تلفن ثابت سنتی، با وجود تمام محدودیتهایی که داشتند، سالها در سازمانها استفاده میشدند، اما با پیشرفت فناوری و تغییر نیازهای کسبوکارها، محدودیتهای این سیستمها بیش از پیش نمایان شده است. در ادامه به برخی از معایب و محدودیتهای تلفن ثابت که باعث شد تلفن اینترنتی این چنین مورد استقبال قرار بگیرد، میپردازیم.
هزینههای زیاد راهاندازی و نگهداری تلفن ثابت
تلفنهای ثابت نیازمند زیرساختهای فیزیکی مانند سیمکشی تلفن، دستگاه سانترال و تجهیزات سختافزاری هستند. راهاندازی این سیستمها هزینه زیادی در پی دارد و نیاز به حضور متخصصان برای نصب و فعالسازی دارد. همچنین، نگهداری و تعمیرات این تجهیزات هزینههای اضافی را به کسب و کار تحمیل میکند. در مقابل، تلفن اینترنتی نیازی به تجهیزات سختافزاری پیچیده ندارد و با استفاده از بستر اینترنت، هزینههای راهاندازی و فعالسازی را به حداقل میرساند.
عدم انعطافپذیری کسب و کار
یکی از بزرگترین مشکلات تلفنهای ثابت، محدودیتی است که در مقیاسپذیری برای کسب و کار بهوجود میآورند. اگر کسبوکاری بخواهد تعداد خطوط تلفن یا شمارههای داخلی را افزایش دهد، باید تجهیزات جدیدی بخرد و حتی زیرساختها را ارتقا بدهد که این فرایند هم زمان زیادی نیاز دارد و هم هزینه بالایی را صرف میکند. در حالیکه، تلفن اینترنتی ویپ بهراحتی و تنها با چند کلیک قابل ارتقا است و میتوان تعداد داخلیها، همکاران یا دقایق مکالمه را متناسب با نیاز کسبوکار افزایش داد.
وابستگی به موقعیت جغرافیایی و زیرساخت فیزیکی
تلفنهای ثابت تنها در یک مکان خاص و مشخص راهاندازی میشوند و برای استفاده از آنها، باید در دفتر یا محل کار حضور داشته باشید. این موضوع برای تیمهای دورکار یا کسبوکارهایی که نیاز به پاسخگویی در هر زمان و مکان دارند، یک محدودیت بزرگ محسوب میشود. همچنین از دست دادن خط تلفن در زمان جابجایی دفتر کار، یکی از بزرگترین مشکلات تلفن ثابت معمولی است.
تلفن اینترنتی این محدودیت را حل کرده است و امکان مدیریت تماسها از طریق تلفن همراه، لپتاپ یا تبلت را در هر کجا فراهم میکند و چون نیازی به سیمکشی و تجهیزات فیزیکی ندارد، به راحتی به هر جایی قابل جابجایی است.
کمبود امکانات مدیریتی در تلفن ثابت سنتی
تلفنهای ثابت سنتی امکانات خیلی محدودی مانند دریافت تماسهای ورودی و برقراری تماس خروجی ساده ارائه میدهند و امکاناتی نظیر: ضبط مکالمات، صندوق صوتی، انتقال تماس یا گزارشگیری آنلاین ندارد. در مقابل، تلفن اینترنتی VOIP امکانات پیشرفتهای مانند تعریف منوهای تو در تو، صف پاسخگویی، شخصیسازی پیام خوشآمدگویی و حتی امکان یکپارچگی با CRM را در اختیار کاربران قرار میدهد و در واقع یک راهکار مدیریتی همهجانبه در اختیار کسب و کارها قرار میدهد.
کیفیت ناپایدار و پایین تماسها
کیفیت تماس در سیستمهای تلفن ثابت سنتی به کیفیت خطوط مسی و شرایط محیطی وابسته است و حتی به دلیل تغییرات یا از کار افتادگی سختافزارهای مخابرات، از دسترس خارج میشود. در بسیاری از مناطق ایران، قطعی خطوط یا نویز در تماسها وجود دارد که باعث میشود تجربه کاربری تحت تأثیر آن قرار گیرد. تلفن اینترنتی، بهویژه سرویسهایی مانند تلفن ابری «دفتر شما»، با استفاده از فناوریهای پیشرفته، کیفیت صدای پایدار و بالایی ارائه میدهد.
عدم یکپارچگی با سایر ابزارها
امروزه کسبوکارها از ابزارهای متعددی مانند CRM، نرمافزارهای بازاریابی و پنلهای ارسال پیامک استفاده میکنند. تلفنهای ثابت سنتی امکان یکپارچگی با این ابزارها را ندارند، در حالی که تلفن اینترنتی بهراحتی با استفاده از فناوریهایی مانند وبهوک (Webhook) یا API به این ابزارها متصل میشود و به شکلگیری اتوماسیون فرایندها در کسب و کارها کمک میکند.
تلفن اینترنتی به موفقیت کسبوکارها چه کمکی میکند؟
تلفن اینترنتی به دلایل متعددی به یکی از ابزارهای کلیدی برای موفقیت کسبوکارها تبدیل شده است. در این سالها بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط و بهویژه استارتاپها برای مدیریت حرفهای تماسها به سمت استفاده از این فناوری رفتهاند. این کاربران تلفن اینترنتی دلایل متعددی برای انتخاب خود بیان کردهاند.در ادامه به برخی از مهمترین دلایلی که کسب و کارها را به سمت استفاده از تلفن اینترنتی کشانده است، اشاره میکنیم:
کاهش هزینههای کسب و کار و افزایش بهرهوری تیم
تلفن اینترنتی با حذف نیاز به تجهیزات سختافزاری و کاهش هزینههای نگهداری، به کسبوکارها امکان میدهد تا بودجه خود را صرف توسعه محصولات، بازاریابی و استخدام نیروی انسانی کنند. این فناوری همچنین با ارائه امکاناتی مانند گزارشگیری آنلاین و ضبط مکالمات، به مدیران کمک میکند تا عملکرد تیمها را پایش کنند و بهرهوری را افزایش دهند.
همچنین امکانات جانبی تلفن اینترنتی مانند: صف تماس، پیام آغازین تلفن گویا، صندوق صوتی و انتقال تماس باعث شده است که فرایندهای ارتباطات تلفنی به صورت بهینه انجام شود و منابع و افراد زیادی درگیر پیگیری یک تماس نشوند.
مقیاسپذیری آسان و سریع با تلفن اینترنتی
یکی از بزرگترین مزایای تلفن اینترنتی، انعطافپذیری و مقیاسپذیری است که برای کسب و کار به ارمغان میآورد. کسبوکارها میتوانند بهراحتی تعداد خطوط، داخلیها و تعداد همکاران را متناسب با رشد خود افزایش دهند، بدون اینکه نیاز به سرمایهگذاریهای کلان داشته باشند. حتی در زمان رکورد برای کاهش هزینهها میتوانند خطوط تلفن یا داخلی را کاهش دهند و متناسب با نیاز تیم آن را تنظیم کنند. این ویژگی بهویژه برای استارتاپها و کسبوکارهای کوچک که در حال توسعه هستند، بسیار اهمیت دارد.
بهبود تجربه مشتری و افزایش رضایت آنان
تلفن اینترنتی با امکاناتی مانند صف پاسخگویی، پیام خوشآمدگویی شخصیسازیشده و انتقال تماس به شمارههای مختلف، تجربه بهتری برای مشتریان فراهم میکند و فرایند دریافت پاسخ را سریعتر و دلپذیرتر میسازد. این امکانات به کسبوکارها کمک میکند تا حرفهایتر به نظر برسند و همچنین رضایت مشتریان را افزایش میدهد.
کارکرد عالی برای تیمهای دورکار
پس از تجربه دورکاری اجباری در دوران کرونا، بسیاری از کسب و کارها همچنان کار هیبریدی یا دورکاری به یکی از روندهای اصلی آنها تبدیل شده است. تلفن اینترنتی امکان مدیریت تماسها از هر مکان و در هر زمان را فراهم میکند. این ویژگی به تیمهای دورکار کمک میکند تا بدون محدودیتهای مکانی، به مشتریان پاسخ دهند و ارتباطات داخل تیم و همچنین با مشتریان را حفظ کنند.
امکان اتصال تلفن اینترنتی به ابزارهای سازمانی
تلفن اینترنتی با قابلیت اتصال به ابزارهای CRM و سایر نرمافزارهای سازمانی، به کسبوکارها کمک میکند تا فرایندهای بازاریابی، تبلیغاتی یا پیگیری مشتریان را به صورت اتوماسیون انجام دهند و دادههای مشتریان را بهصورت یکپارچه مدیریت کنند. این یکپارچگی علاوه بر ایجاد اتوماسیون، باعث بهبود کارایی و هماهنگی بین بخشهای مختلف سازمان میشود.
تلفن اینترنتی «دفتر شما»: راهکار ارتباط تلفنی حرفهای کسب و کارها
اگر به دنبال یک سیستم تلفنی کارآمد هستید که تمامی امکانات یک تلفن سانترال پیشرفته را بدون نیاز به تجهیزات پیچیده داشته باشد، تلفن اینترنتی دفتر شما بهترین گزینه برای انتخاب است. «دفتر شما» که از سال 1392 فعالیت در زمینه ارائه راهکار مدیریت تماس تلفنی را آغاز کرده است و در حال حاضر بیشتر از 10 هزار مشترک فعال دارد، با سنجش نیازهای کسب و کارهای ایرانی، سرویس تلفن اینترنتی خود را طراحی کرده است و به طور مرتب بهروزرسانی میکند.
دفتر شما با درک نیازهای کسبوکارهای ایرانی، سرویسی طراحی کرده که نهتنها برقراری تماس در آن وابسته به کیفیت اینترنت نیست، بلکه امکانات گستردهای را با هزینهای مقرونبهصرفه ارائه میدهد.
تلفن اینترنی «دفترشما»، راهکاری آسان و بهصرفه برای راهاندازی سیستم مدیریت تماس تلفنی است. این تلفن اینترنتی، در واقع یک سانترال مجازی است که بر یک خط تلفن ثابت فعال شده است و امکان تعریف نامحدود همکار و شماره داخلی دارد. همچنین شما میتوانید از صندوق صوتی و فکس اینترنتی نیز استفاده کنید. با ویژگی ضبط مکالمه، تعریف صف تماس و پرتال اینترنتی دفتر شما، نظارت کامل بر تماسهای ورودی و خروجی دارید و مدیریت تماسها تنها از طریق پرتال انجام میشود.
کیفیت تماسهای تلفنی هیچ وابستگی به کیفیت اینترنت و حتی آنلاین بودن مخاطب شما ندارد و این ویژگی یکی از تفاوتهای اصلی دفتر شما با سایر ارائهدهندگان سرویس تلفن ابری است. شما میتوانید از سرویس تلفن اینترنتی رایگان دفترشما به مدت 15 رو استفاده کنید و کیفیت سرویس را بررسی کنید.
تلفن اینترنتی بهعنوان یک فناوری مدرن، راهکاری قدرتمند برای بهبود ارتباطات کسبوکارها ارائه میدهد. این سیستم با رفع محدودیتهای تلفنهای ثابت سنتی، امکاناتی نظیر کاهش هزینهها، مقیاسپذیری آسان، بهبود تجربه مشتری و پشتیبانی از تیمهای دورکار را فراهم میکند. در مقایسه با تلفن ثابت، تلفن اینترنتی انعطافپذیری، امکانات پیشرفته و یکپارچگی با ابزارهای سازمانی را به ارمغان میآورد که برای موفقیت در بازار رقابتی امروز ضروری است. اگر میخواهید ارتباطات حرفهای و کارآمدی را تجربه کنید، همین امروز با مراجعه به daftareshoma.com ثبتنام کنید و از مزایای این فناوری بهرهمند شوید.