دستگاه حضور و غیاب بدون پشتیبانی؛ مثل ساعت بدون عقربه!
دستگاه حضور و غیاب ابزاری است برای ثبت ورود و خروج کارکنان، اما تا زمانی که اطلاعات آن در نرم افزار حضور و غیاب پردازش نشود، عملاً هیچ فایده ای ندارد. در واقع، سخت افزار تنها ثبت کننده است و این نرم افزار است که داده ها را تحلیل، گزارش و به اطلاعات مدیریتی قابل استفاده تبدیل می کند. متأسفانه بسیاری از خریداران تنها به مشخصات فنی دستگاه نگاه می کنند؛ اینکه چند اثر انگشت ذخیره می کند، از چه نوع کارت خوانی پشتیبانی می کند، یا صفحه نمایش آن چند اینچ است. اما پس از خرید، تازه متوجه می شوند که پشتیبانی نرم افزاری یا وجود ندارد یا بسیار محدود است. اینجاست که ارزش واقعی یک برند با پشتیبانی واقعی و پایدار مشخص می شود.
اگر دستگاه حضور و غیاب پشتیبانی نداشته باشد چه می شود؟
نبود پشتیبانی نه تنها باعث اتلاف وقت و هزینه می شود، بلکه می تواند عملکرد کل سیستم اداری و نرم افزار حضور و غیاب را مختل کند. در ادامه، به برخی از مشکلات رایج در نبود خدمات پشتیبانی اشاره می کنیم:
- از کار افتادن سیستم در زمان های حیاتی
بسیاری از سازمان ها در پایان ماه یا هنگام محاسبه حقوق کارکنان، به گزارش های حضور و غیاب وابسته اند. اگر در این زمان نرم افزار خطا دهد یا دستگاه قفل کند و تیم پشتیبانی در دسترس نباشد، کارفرما در محاسبات حقوق دچار سردرگمی می شود.
- عدم تطبیق با قوانین جدید کار و تغییر شیفت ها
قوانین کاری، شیفت بندی ها و تعطیلات رسمی ممکن است در طول سال تغییر کنند. بدون پشتیبانی نرم افزاری، تنظیم این تغییرات در سیستم بسیار دشوار است و نیاز به دانش فنی دارد.
- از بین رفتن داده ها و اطلاعات کارکنان
گاهی به دلیل قطع برق، خطای نرم افزاری یا خرابی سخت افزار، اطلاعات ورود و خروج از بین می رود. اگر پشتیبانی مناسبی برای بازیابی داده ها وجود نداشته باشد، بخشی از سوابق کاری کارکنان از بین می رود.
- نبود آموزش کافی برای کاربران
بسیاری از کاربران دستگاه حضور و غیاب در بخش اداری یا منابع انسانی با عملکرد نرم افزار آشنایی کافی ندارند. نبود پشتیبانی آموزشی باعث می شود از قابلیت های سیستم استفاده ی کامل نشود.
- هزینه های پنهان تعمیر و نگهداری
وقتی دستگاه بدون پشتیبانی خریداری شود، در صورت خرابی حتی جزئی، خریدار باید هزینه های گزاف تعمیر، ارسال یا تعویض قطعات را از جیب پرداخت کند. این در حالی است که شرکت هایی مثل افق فرا ویژن این خدمات را در قالب قرارداد پشتیبانی پوشش می دهند.
چرا نرم افزار از سخت افزار مهم تر است؟
در دنیای امروز، ارزش واقعی سیستم های حضور و غیاب در قدرت نرم افزار و کیفیت خدمات پشتیبانی نهفته است. سخت افزار در واقع همان وسیله ثبت اطلاعات است، اما نرم افزار است که به داده ها معنا می دهد. یک نرم افزار حرفه ای حضور و غیاب می تواند:
- گزارش های دقیق ماهانه و هفتگی ارائه دهد،
- مرخصی ها و اضافه کارها را محاسبه کند،
- با نرم افزار حقوق و دستمزد سازمان یکپارچه شود،
- هشدارهای هوشمند برای تأخیر یا غیبت ها ارسال کند،
- و در نهایت، فرآیند مدیریت نیروی انسانی را ساده تر سازد.
در مقابل، اگر نرم افزار به روز نباشد یا تیم پشتیبانی در دسترس نباشد، کارفرما باید همه ی این فرآیندها را به صورت دستی انجام دهد؛ کاری که زمان بر و مستعد خطاست.
خدمات پشتیبانی، قلب تپنده ی سیستم حضور و غیاب است
پشتیبانی تنها به رفع خرابی محدود نمی شود. در یک شرکت حرفه ای مانند افق فرا ویژن، پشتیبانی شامل مجموعه ای از خدمات گسترده است که در تمام طول استفاده از دستگاه به مشتری ارائه می شود. این خدمات شامل موارد زیر است:
- نصب و راه اندازی اولیه دستگاه و نرم افزار
- آموزش کاربران و اپراتورهای سیستم
- رفع خطاها و مشکلات از راه دور یا حضوری
- بهروزرسانی نرم افزار مطابق با قوانین جدید کاری
- بازیابی اطلاعات و تهیه نسخه های پشتیبان
- مشاوره برای بهینه سازی عملکرد سیستم
همین سطح از پشتیبانی است که باعث می شود سازمان ها سال ها بدون دغدغه از سیستم حضور و غیاب و دستگاه تشخیص چهره خود استفاده کنند.
افق فرا ویژن؛ ۱۷ سال همراهی واقعی با مشتریان
شرکت افق فرا ویژن از پیشگامان حوزه سیستم های حضور و غیاب در ایران است که بیش از ۱۷ سال است به صورت مستمر در حال خدمت رسانی به شرکت ها، کارخانه ها، مدارس و سازمان های بزرگ است. آنچه این شرکت را متمایز می کند، تنها کیفیت دستگاه ها نیست، بلکه پشتیبانی واقعی و پایدار است که باعث رضایت طولانی مدت مشتریان شده است. در واقع، افق فرا ویژن معتقد است:
فروش، پایان کار نیست؛ آغاز یک همکاری بلندمدت است.
این شرکت با در اختیار داشتن تیم فنی متخصص، نرم افزار اختصاصی حضور و غیاب، و پشتیبانی تلفنی و آنلاین، توانسته اعتماد هزاران کارفرما را جلب کند.
تفاوت افق فرا ویژن با برندهای فروش محور
در بازار دستگاه های حضور و غیاب، برندهای زیادی فعالیت می کنند، اما بسیاری از آن ها صرفاً فروشنده ی سخت افزار هستند. بعد از خرید، مشتری برای هر مشکل فنی یا سوال نرم افزاری باید به دنبال راه حل شخصی بگردد. در مقابل، افق فرا ویژن با رویکردی متفاوت، تمام فرآیند خرید تا استفاده را تحت پوشش خدمات خود قرار داده است:
- نرم افزار بومی و قابل توسعه
- پشتیبانی تلفنی و آنلاین سریع
- آپدیت های رایگان و منظم نرم افزار
- آموزش حضوری و غیرحضوری کاربران
- تعمیر و سرویس تخصصی دستگاه ها در سراسر کشور
این یعنی شما با انتخاب افق فرا ویژن، نه فقط یک دستگاه می خرید، بلکه یک تیم متخصص همیشه در کنار خود دارید.
جمع بندی: خرید آگاهانه یعنی خرید همراه با پشتیبانی
در نهایت، اگر قصد خرید دستگاه حضور و غیاب دارید، به خاطر داشته باشید که ظاهر دستگاه مهم نیست؛ خدمات پشت آن اهمیت دارد. سخت افزار شاید چند سال کار کند، اما نرم افزار و تیم پشتیبانی هستند که تضمین می کنند سیستم شما همیشه در بالاترین سطح عملکرد باقی بماند. شرکت افق فرا ویژن با سابقه ۱۷ ساله در زمینه طراحی، فروش و پشتیبانی سیستم های حضور و غیاب، آماده است تا با ارائه مشاوره تخصصی، آموزش کامل و پشتیبانی مستمر، خیالتان را از هر نظر راحت کند./