روش‌های ارتباط با مشتری و اجرای کمپین‌های تبلیغاتی پیشرفت کرده‌اند، اما هنوز هم ایمیل سازمانی، گزینه‌ای دوست‌داشتنی برای شرکت‌ها محسوب می‌شود. البته راه‌اندازی سرویس ارسال و دریافت ایمیل به همین راحتی نیست! یک دغدغه مهم وجود دارد: خرید هاست معمولی یا سرویس مستقل؟
برای خرید هاست ایمیل باید ابعاد شرکت خود، بودجه، نیازهای امنیتی، برنامه‌های استارتاپی و از همه مهم‌تر ویژگی‌های هر رویکرد را بشناسید تا میزبان مناسب خود را پیدا کنید.
هاست معمولی چیست؟
در هاست ایمیل معمولی یا اشتراکی (Shared Email Hosting)، حساب‌های ایمیل شما روی زیرساختی قرار دارند که با کاربران دیگر مشترک است؛ یعنی شما در سخت‌افزار فیزیکی، آدرس‌های IP، قدرت پردازش، حافظه، فضای ذخیره‌سازی، پهنای باند شبکه با دیگران شریک هستید. در فضای اشتراکی، ارائه‌دهنده هاست، همه‌چیز را مدیریت می‌کند و شما صرفا به صندوق‌های پستی و کنترل پنل (برای مدیریت حساب‌ها و تنظیمات محدود) دسترسی دارید.
می‌توان خرید هاست ایمیل اشتراکی را مانند تهیه یک واحد مسکونی دانست: واحد برای شماست، اما زیرساخت (آپارتمان، حیاط و …) بین همه اعضای ساختمان مشترک است.
هاست مستقل چیست؟
در هاست ایمیل مستقل یا اختصاصی (Dedicated Email Hosting)، زیرساخت ایمیل شما برای استفاده‌ی انحصاری پیکربندی شده است؛ یعنی تمام ساز و کار (از جمله IP و سخت‌افزار) به کسب‌وکارتان اختصاص پیدا می‌کند و شریکی در کار نیست! هاست مستقل را مانند یک خانه ویلایی در حاشیه شهر در نظر بگیرید که همه چیز (از زیرساخت گرفته تا اجزای ساختمان) متعلق به یک نفر است.
مقایسه هاست اشتراکی و اختصاصی
برای ساخت ایمیل شرکتی، در ابتدا باید میزبان (هاست) مناسب را انتخاب کنید؛ اما قبل از انتخاب باید تفاوت هاست اشتراکی و اختصاصی را بدانید تا در تصمیم‌گیری به مشکل بر نخورید:
| مورد مقایسه |
هاست ایمیل معمولی (اشتراکی) |
هاست ایمیل مستقل (اختصاصی) |
| عملکرد |
مشکل در زمان قطعی و ترافیک بالا |
سریع و پایدارتر |
| منابع |
تقسیم بین چند کاربر |
اختصاص به یک کاربر خاص |
| شهرت آی پی (IP reputation) |
تاثیرگذاری رفتار مشترکان دیگر |
اختصاصی |
| امکان رکورد SPF، DKIM و DMARC |
دارد |
دارد (با تنظیمات بیشتر) |
| بهینه‌سازی قابلیت تحویل |
محدود |
پیشرفته |
| مدیریت |
آسان |
نیازمند دانش فنی |
| بکاپ‌گیری |
امکان تنظیم خودکار (بسته به ارائه‌دهنده) |
نیاز به دقت بیشتر و نصب نرم‌افزار لازم |
| مقیاس‌پذیری |
متوسط |
بالا (با تغییر تنظیمات سخت‌افزاری) |
| امنیت |
استاندارد (بسته به ارائه‌دهنده) |
قابل ارتقا و سفارش‌سازی |
| مسیریابی سفارشی (تنظیم مسیر ایمیل) |
محدود |
منعطف |
| هزینه |
پایین |
بالا |
عملکرد
به صورت کلی، می‌توان سرور اختصاصی را سریع‌تر و پایدارتر از هاست اشتراکی دانست؛ زیرا این میزبان از منابع بیشتری مثل CPU، RAM و دیگر منابع سرور برخوردار است. اما در هاست اشتراکی، منابع بین چند کاربر تقسیم می‌شود؛ به همین دلیل ممکن است در زمان قطعی دامنه اصلی (چون هاست اشتراکی معمولا روی هاست سایت قرار دارد) و ترافیک بالا، سرویس ایمیل دچار مشکل شود و حتی موقتا به حالت تعلیق (Suspended) درآید.
شهرت آی‌پی (IP reputation)
راهنمای ارسال ایمیل به Gmail یک نکته مهم را گوشزد می‌کند: در هاست اشتراکی، رفتار همه کاربران روی زیرساخت مشترک اثر می‌گذارد؛ مثلا اگر شریک هاست شما، شیوه‌های نامناسبی برای ارسال ایمیل داشته باشد، شهرت آی‌پی زیر سوال می‌رود و این مسئله روی تعاملات ایمیلی شما هم اثرگذار است. به این مسئله، اثر همسایه (neighbor effect) می‌گویند.
این در حالی است که در هاست اختصاصی، سرنوشت شهرت آی‌پی کاملا به خودتان بستگی دارد و قرار نیست پاسوز عملکرد دیگران شوید.
نکته: اگر ارائه‌دهنده هاست معمولی معتبر باشد، با نظارت مستمر، می‌تواند مشترکان دردسرساز را به سرعت حذف کند و از بروز مشکلات IP reputation جلوگیری نماید.
رکورد SPF، DKIM و DMARC
اگر نحوه احراز هویت ایمیل را تنظیم کنید، نرخ تحویل‌پذیری یعنی درصد ایمیل‌هایی که به سلامت به مقصد رسیده‌اند، افزایش پیدا می‌کند. این موضوع با تنظیم رکوردهای SPF، DKIM و DMARC امکان‌پذیر است:
- SPF مشخص می‌کند چه سرورها یا سیستم‌هایی اجازه دارند از طرف دامنه شما ایمیل ارسال کنند.
- DKIM با اضافه کردن یک امضای دیجیتال به پیام، امکان بررسی اعتبار آن را برای گیرنده فراهم می‌کند.
- DMARC نتایج SPF و DKIM را در کنار دامنه موجود در From بررسی می‌کند.
طبق استاندارد DMARC اگر فرآیند احراز هویت با موفقیت سپری نشود، ممکن است یکی از سه نتیجه زیر رخ دهد:
- none: بدون اقدام خاص؛
- quarantine: در نظر گرفتن پیام به‌عنوان مشکوک؛
- reject: رد کردن پیام
البته استقلال سرویس به معنای تحویل‌پذیری بهتر نیست؛ اما امکان کنترل زیرساخت و تنظیمات ارسال در هاست مستقل بیشتر است.
مدیریت
در هاست اشتراکی، نیازی به دانش فنی خاص ندارید و به صورت کلی دسترسی مدیریت شما محدود به فایل‌ها، دیتابیس‌ها، حساب‌های ایمیل، گزارش خطاها و برخی اطلاعات و آمار سرور دسترسی است. در مقابل، سرور اختصاصی بیشتر برای افرادی مناسب است که دانش فنی دارند و می‌توانند سرور را خودشان مدیریت و پیکربندی کنند.
پس اگر دانش فنی ندارید، باید قید ایجاد هاست اختصاصی را بزنید؟ نه لزوما-زیرا می‌توان از خدمات مختلف مدیریت سرور استفاده کرد. برای مثال در هاست مستقل، دسترسی Root به شما اجازه می‌دهد تغییرات مختلفی در سطح سرور اعمال کنید، مانند پیکربندی سرور، تنظیمات امنیتی، به‌روزرسانی، بکاپ‌گیری و نگهداری سرور که البته در این حالت مسئولیت بیشتری بر عهده‌تان می‌گذارد.
تمام این تنظیمات با تهیه میزبانی ایمیل سازمانی در لیموهاست امکان‌پذیر می‌شود و اگر فکر می‌کنید دانش فنی کافی ندارید، کافیست مشکلات خود را با پشتیبان در میان بگذارید.
مقیاس‌پذیری
نیازهای جدید به مرور ظاهر می‌شوند. اینجاست که ممکن است بسترهای اشتراکی در عملیات‌های بزرگ به مشکل بخورند و انعطاف‌پذیری لازم را نداشته باشند؛ اما سرویس‌های مستقل در پیاده‌سازی گردش‌کارهای سفارشی، سیستم‌های ایمیل تراکنشی، سیاست‌های مسیریابی یا نیازمندی‌های نظارت پیشرفته و … عملکرد مناسبی از خود نشان می‌دهند.
امنیت
راستش را بخواهید، امنیت هاست اشتراکی و مستقل بستگی به مدیریت و کیفیت ارائه‌دهنده دارد؛ اما مشکل اینجاست که امکانات موجود در بستر اشتراکی دست و بالتان را برای مقابله با حملات امنیتی می‌بندد. در مقابل، ارائه‌دهندگان میزبان مستقل، مجموعه‌ای گسترده از گزینه‌های پیکربندی مانند فیلتر اسپم پیشرفته، اسکن ویروس، انتقال خودکار ایمیل (forwarding)، پاسخ‌گوی خودکار (autoresponders) و اقدامات امنیتی قوی را ارائه می‌کنند.
برای مثال، اگرچه می‌توانید یک آدرس IP را در هر دو نوع سرور (هاست اشتراکی و اختصاصی) مسدود کنید و در لیست سیاه قرار دهید، اما در سرور اختصاصی، امکان ایجاد Whitelist برای یک IP وجود دارد؛ یعنی می‌توانید یک آدرس IP مشخص را در فهرست مجاز قرار دهید.
هزینه
منابع در هاست اشتراکی تقسیم می‌شوند، پس هزینه هر حساب کمتر است؛ اما در سرور اختصاصی، تمام امکانات فقط در اختیار یک کاربر است و این مسئله باعث افزایش هزینه راه‌اندازی هاست اختصاصی می‌شود. به همین دلیل قبل از ساخت ایمیل تجاری و راه‌اندازی سرویس، لازم است از خود بپرسید که وضعیت جیبتان چگونه است؟
حالا زمان خرید هاست ایمیل است
اکنون کدام دسته هستید؟
- دسته اول: صاحب کسب‌وکاری کوچک که سرویس ایمیل را به عنوان روش فرعی قلمداد می‌کنید و هاست معمولی کارتان را راه می‌اندازد.
- دسته دوم: استارتاپ‌تان هر روز در حال رشد است و می‌خواهید با تنظیمات پیشرفته، سرویس ایمیل را امن‌تر، سریع‌تر و بدون کم‌ترین خطا پیکربندی کنید؛ پس نیاز به هاست اختصاصی دارید.
اگر جزو دسته دوم هستید، نیاز به ارائه‌دهنده‌ای دارید که پلن‌های متنوعی روی میز بگذارید و با هزینه‌ای مناسب، سروری امن، اختصاصی و قابل اتکا در اختیارتان قرار دهد. لیمو هاست، همان چیزی است که به دنبالش هستید. کافیست پلن مورد نظرتان را انتخاب نمایید و تمام… اکنون می‌توانید روی سرویس ایمیل کسب‌وکارتان حساب ویژه‌ای باز کنید./